FAQs – Fleetmanagement
Was versteht man unter Fleetmanagement für Drucksysteme?
Fleetmanagement umfasst die zentrale Erfassung, Verwaltung und Steuerung aller Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte eines Unternehmens – standortübergreifend und herstellerunabhängig.
Dazu gehören die automatisierte Toner- und Verbrauchsmaterialversorgung, die Erfassung von Nutzungs- und Verbrauchsdaten sowie die Optimierung von Service- und Wartungsprozessen. Ziel ist es, Ausfallzeiten zu reduzieren, Kosten transparent zu machen und den Betrieb reibungslos zu gestalten. Moderne Systeme ermöglichen sogar proaktive Fehlermeldungen, bevor es zu Störungen kommt.
Können bestehende Geräte integriert werden?
Ja. Grundsätzlich können alle netzwerkfähigen Systeme – unabhängig von Hersteller, Modell oder Baujahr – eingebunden werden. So lassen sich bestehende Investitionen optimal weiter nutzen. Ältere Geräte werden dabei genauso überwacht wie neuere Modelle, was eine schrittweise Modernisierung der Flotte ermöglicht.
Wie erfolgt die Einbindung in meine IT-Infrastruktur?
Die Anbindung erfolgt über ein Managementsystem, das über sichere Netzwerkprotokolle mit Ihrer IT kommuniziert. Dabei werden Geräte automatisch erkannt und in die zentrale Verwaltung aufgenommen. Alle Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt und DSGVO-konform. Optional ist eine Integration in bestehende Schnittstellen wie Active Directory oder ERP-Systeme möglich.
Ist das Fleetmanagement nur für große Unternehmen geeignet?
Nein, unsere Lösung ist flexibel skalierbar. Sie eignet sich für kleine Büros mit wenigen Geräten genauso wie für Konzerne mit komplexen, internationalen Flotten. Umfang und Funktionen werden individuell an Ihre Anforderungen angepasst, sodass Sie weder zu viel noch zu wenig bezahlen.
Welche Vorteile hat die automatische Tonerversorgung?
Sie müssen keine Bestände mehr manuell kontrollieren oder Bestellungen auslösen. Das System erkennt automatisch, wann Toner oder andere Verbrauchsmaterialien benötigt werden, und löst rechtzeitig eine Lieferung aus. Dadurch werden Engpässe vermieden, und Ihre Geräte bleiben stets einsatzbereit.
Wie hilft Fleetmanagement bei der Kostenkontrolle?
Das System erstellt detaillierte Berichte, aus denen ersichtlich ist, welche Abteilungen, Kostenstellen oder Nutzer wie viele Seiten drucken oder kopieren. Diese Transparenz erleichtert die Budgetplanung, deckt Einsparpotenziale auf und verhindert unnötige Druckkosten – zum Beispiel durch den Einsatz von Druckrichtlinien oder Pull-Printing.
Kann das Fleetmanagement mit Dokumentenmanagement-Systemen kombiniert werden?
Ja, eine Integration in DMS-, ERP- oder Cloud-Systeme ist problemlos möglich. So lassen sich Druckaufträge, Scans und Kopien direkt in digitale Workflows einbinden – etwa für automatische Archivierung, Verschlagwortung oder Weiterleitung an Fachabteilungen.
Welche Sicherheitsfunktionen sind enthalten?
Unser Fleetmanagement unterstützt moderne Sicherheitsmechanismen wie Nutzer-Authentifizierung, rollenbasierte Zugriffskontrolle, verschlüsselte Datenübertragung und automatische Löschung temporärer Dateien nach dem Druckvorgang. Optional können auch Audit-Trails, Protokollierung oder sichere Druckfreigaben (Pull-Printing) implementiert werden.
Wie schnell kann das Fleetmanagement eingerichtet werden?
Abhängig von der Anzahl der Geräte und der Komplexität der IT-Umgebung kann die Einrichtung innerhalb weniger Tage erfolgen. Dies umfasst die Erfassung aller Geräte, die Konfiguration des Managementsystems, Testläufe und Schulungen für Ihre Mitarbeiter.
Bieten Sie auch Leasing- oder Finanzierungsmodelle an?
Ja. Neben klassischen Kaufmodellen bieten wir flexible Finanzierungs- und Leasingoptionen an, die auch Service, Wartung und Verbrauchsmaterialien einschließen können. So erhalten Sie eine moderne, optimal betreute Geräteflotte ohne hohe Anfangsinvestition.
